De werkkostenregeling

 

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Hoe werkt de regeling

Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Het totale fiscale loon bestaat uit alle beloningsbestanddelen waarover op enige manier loonbelasting wordt ingehouden of wordt afgedragen. Dit is de totale loonsom per jaar, inclusief toeslagen, tantièmes, winstuitkeringen, bonussen, aanspraak op vakantiebonnen etc. Betaalde premies zoals de pensioenpremie en de premie voor de levensloop worden niet meegenomen.

Wat valt er buiten de regeling?

Als er geen sprake is van loon zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Er is geen sprake van loon als het aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • U geeft geen geld en geen waardebon.
  • U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
  • De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie niet hoger dan € 25 is.
  • Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen.
  • Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld.
  • Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer.
  • Kosten die uw werknemer maakt voor externe representatie van uw bedrijf.

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:

  • Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
  • Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden.
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk.
  • Studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures).
  • Verhuizingen.
  • Extraterritoriale kosten.

Nihilwaarderingen

Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.
Daarnaast is er een beperkt noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd waardoor werkgevers geen rekening meer hoeven te houden met het privévoordeel van sommige goederen. Hieronder vallen:

  • Ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals een vaste computer en/of telefoon, internet en bedrijfsfitness.
  • Arbovoorzieningen op de werkplek.
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
  • Ter beschikking gestelde werkkleding.
  • Het rentevoordeel van de personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van een werknemer.
  • Ter beschikking gesteld OV-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
  • De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die op de werkplek ter beschikking is gesteld voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.
  • Branche-eigen producten (gebonden aan een maximum bedrag).

De vrije ruimte

Alle overige zaken vallen onder de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de 1,2% van de fiscale loonsom. Dit kan alleen als u deze onderdelen vooraf van het loon heeft aangewezen als eindheffing. Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek en voor (dienst)woningen gelden normbedragen waarmee gerekend kan worden voor de vrije ruimte, zoals maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang en huisvesting op de werkplek.
Van andere zaken zoals een vergoeding van het internet thuis, de aanschaf van een fiets of een kerstpakket dient de gehele waarde te worden meegenomen in de werkkostenregeling. Het is mogelijk dat de bovengenoemde zaken, die dus onder de eindheffing vallen, gezamenlijk een groter bedrag vormen dan de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon. In dat geval is de vrijstelling van 1,2% niet voldoende. Over het verschil tussen het gezamenlijke bedrag wat is aangewezen voor de eindheffing en de vrijstelling van 1,2% dient u in dat geval 80% belasting te betalen. U mag deze belasting niet ten laste brengen van uw werknemers.

Noodzakelijkheidscriterium

De fiscus geeft nu aan dat goederen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium onbelast kunnen worden verstrekt aan werknemers. Het gaat hier om gereedschappen, computers, laptops en mobiele communicatiemiddelen, zoals telefoons en tablets.

In 9 stappen

1. Zet uw arbeidsvoorwaarden op een rij

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn onder voorwaarden onbelast. Om te bepalen welke gevolgen de werkkostenregeling heeft voor uw arbeidsvoorwaarden, moet u eerst
uw huidige arbeidsvoorwaarden op een rij zetten.

2. Bepaal wat de werkkostenregeling betekent voor uw arbeidsvoorwaarden

Bepaal de fiscale gevolgen van de werkkostenregeling voor uw arbeidsvoorwaarden en wat deze u en uw werknemer kosten. Hierna kunt u een vergelijking maken tussen de oude en de nieuwe situatie.

3. Pas uw arbeidsvoorwaarden aan

U kunt, als u dat wilt en als dat mogelijk is, in overleg met uw werknemer uw arbeidsvoorwaarden aanpassen aan de werkkostenregeling. De arbeidsvoorwaarden kunnen in een cao staan of in een individuele arbeidsovereenkomst.

4. Pas uw administratie aan

Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw administratie aan te passen

5. Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.

6. Ga na of er sprake is van gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat het ten koste gaat van uw vrije ruimte.

7. Overige vergoedingen en verstrekkingen: kies eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast.

8. Bereken de vrije ruimte

U kunt per jaar maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. U berekent uw vrije ruimte over 2015 op basis van het totale fiscale loon van 2015.

9. Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

 

Voor meer informatie klik dan hier!

Zoeken