Medewerker Klantenservice Events – Utrecht

Introductie

Per 1 februari 2019 zijn wij op zoek naar een Medewerker klantenservice bij een internationale evenementenorganisatie in Utrecht! Interesse? Bekijk dan het functieprofiel en solliciteer direct!

Organisatie

De missie van deze opdrachtgever is “We create inspiring and profitable engagements between people”. Ze geven hier invulling aan door de organisatie van beurzen, summits en online activiteiten. In de Benelux zijn ze marktleider met het pakket vak evenementen (o.a. Bouwbeurs) en toonaangevend met de consumentenbeurzen (o.a. Vakantiebeurs). Met name op het gebied van online leadgeneratie zullen ze de komende jaren groeien.

De afdeling Visitor Information is gericht op het beantwoorden en oplossen van vragen van bezoekers aan beurzen van deze opdrachtgever. Deze vragen hebben betrekking op alle mogelijke aspecten van een beursbezoek, zoals informatie over openings- en sluitingstijden, vervoers- en parkeermogelijkheden, kaartverkoop en registratie, beschikbaarheid voorzieningen, etc. Naast de Visitor Service taken zal je ook te maken krijgen met het facilitair meldpunt. Dit betekent dat je telefonisch vragen en krachten behandelt over de facilitaire zaken binnen het bedrijf, en ook diensten/offertes opstart en de uitvoering hiervan coördineert. Een ander onderdeel van de functie is het opstellen en beheren van huurcontracten inclusief het onderhouden.


Functie

In de functie van Klantenservice ben je verantwoordelijk voor de Visitor Service en het Facilitair Meldpunt. De werkzaamheden bestaan uit:

Visitor Service:

  • Aanname inbound calls en uitvragen van wensen en informeren naar aanvullende achtergronden en informatiebehoefte.
  • Beantwoorden van vragen via Chatfunctie en tevens instrueren en begeleiden andere afdelingen die hiermee werken.
  • Afhandelen van inkomende e-mails van bezoekers;
  • Formuleren van antwoorden vanuit bestaande informatie/gegevens, regelingen en afspraken; e.e.a. ook rekening houdend met specifieke beurs gerelateerde zaken.
  • Vastleggen van vragen en verstrekte informatie/ toezeggingen in het CRM systeem;
  • Tijdig informeren van betrokkenen over vragen/signalen van bezoekers (in- en externe evenementen).
  • Vastleggen van vragen en verspreiden van relevante informatie en gegevens;
  • Intern verzamelen van aanvullende/benodigde informatie, dan wel voorleggen van vragen aan betrokkenen.
  • Administratieve werkzaamheden (adreswijzigingen verwerken, orders ordenen, handboek bijwerken, etc.).

Meldpunt:

  • Het aannemen in zelfstandig oplossen (eerstelijns) meldingen.
  • Doorzetten van meldingen naar in- of externe persoon/partij.
  • Dienstverlening conform SLA’s en in aansluiting op wensen/behoeften melder.
  • Registratie en bewaken van voortgang van meldingen in systeem.
  • Informatiedeling over voortgang.
  • Optimale inzet en operationele beschikbaarheid poolautos.
  • Adequate voorbereiding voor het opstarten van facilitaire diensten, in aansluiting op wensen/behoeften, geleverde diensten conform gemaakte afspraken, tijdige informatiedeling interne organisatie en tijdige en volledige registratie en financiële afhandeling.
  • Opvragen offertes leveranciers en onderhandelen waar nodig.
  • Opstellen, overhandigen en beheren van huurcontracten.
  • Beantwoording van huurdersvragen.
  • Opstellen en versturen van facturen aan huurders en beantwoording van vragen hieromtrent. Bij betalingsachterstand contact met huurders.
  • Projectplannen (huidige situatie, gewenste situatie, verbetervoorstel, pan van aanpak).
  • Afhandeling van parkeerklachten exposanten.

Functie eisen

  • Je denkt en functioneert minimaal op HBO niveau;
  • Je bent beschikbaar voor 32 uur per week;
  • Je hebt ervaring met telefonische gesprekstechnieken/klantcontacten;
  • Je hebt ruime ervaring in klachtafhandeling.
  • Je hebt ervaring met administratief ondersteunende klantprocessen;
  • Je bent klantvriendelijk, servicegericht en hebt goede sociale vaardigheden;
  • Je bent stressbestendig (je kan omgaan met boze mensen, veel telefoon, hectiek en combinatie van telefoon/chat).
  • Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Je hebt geen bezwaar om in het weekend te werken op roosterbasis (tussen 8.00 – 18.00, in weekend afhankelijk van beurzen/overige activiteiten, 1x per 2 weken).


Aanbod

In deze functie start je op een bruto loon van € 11,19 per uur. Wij bieden een leuke functie waarbij je komt te werken in een dynamisch team met soortgenoten die elkaar ook buiten werktijden weten te vinden. Daarnaast zijn er verschillende doorgroeimogelijkheden binnen een toonaangevende internationale evenementenorganisatie.

Inlichtingen

Voor meer informatie over de vacature kan je contact opnemen met Quin van den Hil via quin@go-office.nl of bel naar 088-2409070 / 06-37384393.

Sollicitatie

Ben jij op zoek naar een leuke klantgerichte functie in de evenementenbranche? Stuur dan een mail met je cv en motivatie naar quin@go-office.nl of solliciteer via onderstaande button!



Deel dit item!

© Go:Office BV 2019

Zoeken